ILM把价值与存储联起来 今天的数据量和数据增长率意味着公司必须经常关注信息的生命周期了，企业不能再象过去那样每隔几年将存储容量加倍就可以了。如今，如何存储不断增长的信息已成为整个公司共同承担的责任和面临的挑战。存储提供商GlassHouse公司的首席顾问Stewart Buchanan称：“过去，我们把数据存储看作是IT部门进行的‘妖术’，目的要使存储部门成为公司的一个组成部分，现在看来这个错误观点需要转变了。”
根据信息的价值确定访问策略
信息生命周期管理（ILM）是一个将数据（包括人员、进程、技术）整合到公司的策略中，并在公司的整个生命周期内存储、访问的重要概念。ILM面临的最大挑战在于了解如何应用信息，然后量化其价值。ILM要取得成功，必须制订在整个过程中如何监控信息的价值，保证信息在需要时能够进行访问，在没有需求时得到适当处理。
Buchanan称：“虽然软硬件厂商倾向于根据其产品对ILM进行重新定义，但实际上ILM只是一种简单的哲学，其目的在于保证为数据存储而选定的基础构架能够定期与数据的实际商业价值保持一致。因此，从本质上说，ILM是一个以最低成本进行信息存储，并同时保证适当可用性的进程。ILM进程的第一阶段是决定存储哪些信息，以及如何对信息进行访问；第二阶段是将那些需求与有效的存储联系起来。”
Paul Dodgson是英国东部的Leicestershire郡管理委员会（Leicestershire County Council）合规经理兼社区记录管理（Records Management Society）主任，他认为，所有记录都拥有一个活跃的，半活跃的和存档式的生命，而在很大程度上它们的实际寿命并不重要。
对此，独立组织信息安全论坛（Information Security Forum）资深顾问Andy Jones则称，数据保存一段时间之后，不应只是将它托付给一个档案文件，而应该考虑它对公司的价值。
部署存储的硬件级别有三类，首先是存储系统，如SAN、NAS和DAS设备；其次是在线存储，如磁带与DVD库；第三是由磁学和光学存储构成，可进行离线的场外存储。存储系统（SAN/NAS）每兆字节都极为昂贵，但能够提供最优质最快捷的可用性。
“由于Sarbanes-Oxley法案的原因，公司保存的数据有了很大的增加，但存储预算却并没有增加多少，这就使得公司必须在成本与可用性间保持平衡，ILM也就产生了。”Migration Solutions管理主任Alex Rabbetts称。
信息到了生命周期末期怎么办
此外，ILM进程的一个重要部分是在其生命周期末期对数据进行管理。虽然一些文化或历史数据能够以低成本长期安全保存，但由于公司自己的需求或行业规定，大多数商业数据都有其特定寿命。在其使用期后还依然保留数据，不仅会带来额外的成本，还会增加公司面临的风险。
虽然许多组织意识到数据的归档可以降低成本、但最近的一项调查表明，28%的公司根本没有这样做。这也说明这些机构没有成功地执行任何ILM策略，而在72%的进行归档的公司中，不到20%的公司自动进行归档，其它公司对于以灾难恢复为目的的数据备份和作为终生管理过程一部分的数据归档之间的差别感到困惑。
“磁带具有容量大、可移动等优点，但磁带也是最脆弱的存储媒介，这种存储媒介易于受到破坏，并需要特殊的存储环境条件，所以要求对磁带进行不断监控，并每隔三到五年更新一次。”英特尔ILM经理Bob Alioto说：“所以在确定归档策略后，许多组织选择将数据管理与存储业务外包给专门的公司，这些公司将应付磁带的脆弱性和技术更新的复杂性。”
信息要存100年怎么办
存储工业协会（SNIA）欧洲部主席Paul Talbut称，如果你准备将某些数据存档100年，你就需要考虑技术问题，以及在将来的某个时候恢复信息的确定性。ILM是一个需要不断回顾使用模式与存储资源，以保证符合政策与程序的进化过程。而当数据不再以易于搜索的文本格式存在，新的挑战将不断出现。今天，基本商业数据包括语音和视频，如何设计出适合一切介质与存储设备的搜索，是我们所面临的考验。
案例分析——Mid Beds区委会（District Council）
采用ILM方法管理数据帮助Mid Beds区委会节省了一公里的货架空间，同时减少了两名员工，并改善了客户服务质量。对此，客户服务主任Clive Jones称：“我们采用的集中式信息管理方法允许两个新中心的客户服务员工以电子方式安全访问任何资料——包括规划记录与自治会的税收表格。”这样做的结果是：每月12000多次电话、150次个人请求和每天的40封电子邮件全都进行集中管理，用户还可通过公共网络访问自治会发布的信息，它改变了共享信息与提供客户服务的整个过程。
为完成这个信息生命周期管理项目，必须将为期七年的数据数字化，并存储在Hummingbird公司生产的新型电子文件管理系统中。该项目还允许Mid Beds员工检查它们保存的信息，并销毁已经无用的方案文件。Jones称：“对数据进行评定后，我们可以制定必要的规则，为当前及将来的数据在其自然生命周期内提供支持。如果我们没有保存这些数据的法令要求，或在一段时间内没有用户访问这些数据，那么用户需要这些数据的可能性就相当小，它也就没有任何历史价值，所以也就不必将它保存到我们的电子文件管理系统中。”
这次工作以后，Jones和他的团队成员已经能够制订出详尽的文件规划，提供保存他们记录的结构，包括定义保留期限。“我们有规则规定，如果一个文件六个月无人使用，就将它删除掉。”Jones说：“但只有在我们的系统正常运行至少一年，且文件计划的适用性得到各部门的审核后，我们才会执行保留规则。
(责任编辑:董建伟)
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